建纬（昆明）律师事务所 孙可 

　　今年地产大腕纷纷亮相昆明。王石激情演讲《道路与梦想》，并表示万科要来昆投资；任志强先生则开讲企业社会责任，直言不讳地他表示“有可以不说的真话，但是不要说假话。”

　　通过参加这些活动，房律师受益非浅。“是啊，律师不能仅仅精通法律，还需要有广阔的视野和渊博的知识，那样处理业务才能做到游刃有余。”房律师一边看着吴晓波的《跌荡一百年》一边沉思。               

　　“房律师，有客户找您，在第三会客室。”前台秘书的电话打了进来。房律师想，这个时候没有和客户预约过呀，会是谁呢？到会客室一看，原来是参加活动时刚刚认识的一位地产公司的赵总。

　　“我可是不速之客。到这附近来办事就顺便看看你，还有问题向你请教，不打扰你吧？”赵总说。

　　房律师忙说：“欢迎欢迎！我最近正想去拜访你哩。”

　　言归正传，赵总拿出一份合同说：“这是我们公司行政部与附近的施工队签订的代付电费合同。合同到期后行政部没有注意，财务部也不知情，就又多付了好几个月，现在施工队对多付的费用不认可。你看该怎么处理？”

　　“既然是多付了费用当然应由施工队承担。不过从合同上看施工队用电没有单独计量，怎么知道是他们用了电呢？合同期间又是如何计算电费的呢？”房律师看完合同后说。

　　赵总犹豫了一下说：“实不相瞒，具体情况我也不清楚。我们公司部门较多，但是没有专门的合同管理部门和合同管理人员，所以出过一些问题。今天来主要是想请教一下合同该如何管理？”

　　房律师笑着说：“原来是这样啊。合同管理说难也难，说容易也容易。简单而言就是签约管理和履行管理两个大方面，还有就是要做好基础性管理工作。如果做好了就不会出现多付款之类的问题了。”

　　“对啊，只要行政部注意到了合同已经到期，并通知到财务部就行了。”赵总说。

　　房律师点了点头：“这是典型的履约管理问题，我们还是先说说签约管理。成熟的企业在签约上普遍实行‘三权分立’，也就是洽谈权、审查权和批准权三权分立，以起制衡之效果。谈判的人只能谈判不能拍板，拍板的人在拍板前要听合同审查人员的意见。而什么样的合同该由谁拍板是有制度规定的，一般根据合同涉及的事情的轻重和金额大小来综合考虑，事情不大、金额很小的合同也许部门经理就可以拍板，而对于事关重大、金额较大合同则需要高层领导拍板。俗话说得好，‘没有监督的权力必然产生腐败’，企业签订合同也是如此。”

　　赵总赞同道：“确实是这样。那么合同审查由什么人来完成呢？”

　　房律师回答道：“当然是对法律熟悉的人员，可以是企业自己的法务人员，也可以是外聘的律师，具体要根据企业的发展阶段、规模和实际需求确定。此外，签约管理还有另外两个重要的方面，一是要采取严格的书面形式。有的企业不注意书面形式，一旦发生纠纷，举证非常困难；还有的企业用传真的方式签订合同，结果合同上一个红章一个黑章，发生纠纷时对方不认可传真件就会很麻烦。因此在平时就应当请对方将加章对方红章的文件寄过来，这样可以堵住漏洞；二是要注意对于签约主体资格的审查。例如：建设工程施工合同应当发包给具有相应资质的施工单位，否则可能导致合同无效的严重后果。这方面的教训非常多。”

　　赵总说：“你这一说我就明白了。那么履约当中又应当注意什么问题呢？”

　　“最主要是台帐管理，”房律师耐心地说：“企业要建立合同台帐，在台帐中对于合同履行情况进行监控。我们在一些顾问单位对于‘问题合同’实行了合同预警机制，根据‘问题合同’的严重程度分为橙色预警、黄色预警和红色预警三个级别。”

　　赵总好感地问道：“那具体是如何分级的？”

　　房律师接着说：“橙色预警就是出现了一般的违约情形，黄色预警就是出现了较为严重的违约情形，红色预警就是出现了严重的违约情形。在合同台帐中用颜色醒目地标注出来，可以做到一目了然。需要注意的是，这里所说的‘违约情形’不仅是指对方的违约情形，也包括我方的违约情形。”

　　“哦，是这样啊，真是一个好办法。”

　　房律师客气地说：“履约管理还有一个重要的方面，那就是要加强对于员工的法律培训，尤其是合同培训，使他们了解合同的基本知识，清楚合同履行中要重点关注什么问题，什么是我方应当做到的，什么是对方应当做到的，履行中出现各项问题应当如何处理和应对，等等。”

　　“那么合同管理中的基础工作有哪些？我想了解一下。”赵总说。

　　房律师简捷地说：“首先要做好法律资讯的收集和整理工作，要熟悉与企业有关的主要法律以及最新的法律规定；其次是要逐步建立企业的合同库，把常用的合同文本分门别类地收集整理好，这样会极大地提高将来签订类似合同的效率。当然，要根据情况的变化适时变新合同库；再次要对合同完整地归档，并做好合同的保密工作；最后就是要建立有效的奖惩制度，对于在合同管理中表现突出的员工进行奖励，对于疏于合同管理给企业造成损失的员工进行惩罚。”